מערכת ניהול הידע המתקדמת מסוגה מגיעה לתחום בריאות הנפש

מערכת ניהול הידע המתקדמת מסוגה מגיעה לתחום בריאות הנפש

כך הטמענו מערכת ראשונה מסוגה בתחום בריאות הנפש בישראל: מערכת המיועדת לשימוש פנים ארגוני, מאפשרת לאנשי עמותת אנוש להעניק למטופלים מענה משופר – וחוסכת זמן יקר.

אנוש, העמותה הישראלית לבריאות הנפש, הוקמה ב- 1978 במטרה לסייע למתמודדים עם מוגבלות נפשית. העמותה נחשבת לארגון הגדול ביותר המספק שירותי שיקום בתחום בריאות הנפש בישראל, מלווה כ- 6,000 מתמודדים עם מגבלה נפשית וכ- 10,000 בני משפחה.

לעמותה למעלה מ- 60 מרכזי שירות וייעוץ בפריסה ארצית, כ- 700 עובדים מקצועיים ומאות מתנדבים המספקים מענה בתחומי הדיור, התעסוקה, החברה, הפנאי והייעוץ למשפחות.

לאורך עשרות שנות פעילותה נצבר בתוך העמותה ניסיון וידע מקצועי רב, שנועד לסייע לטיפול ושיקום אנשים המתמודדים עם מחלה נפשית. העמותה חיפשה דרך להנגיש את הידע הזה לכלל עובדי הארגון, כדי לייעל את הטיפול ולקצר תהליכים: “בעולם של טרנספורמציה דיגיטלית, אחד הדברים החשובים ביותר הוא למצוא פתרונות שמתאימים לאנשים שישתמשו במערכות”, מספרת ד”ר הלה הדס, מנכ”לית עמותת אנוש, מדוע הוחלט לפנות ל- KMS Lighthouse.

האתגר: לשמר את הידע ולחסוך זמן יקר

עולם בריאות הנפש הינו מורכב ומכיל ורטיקלים רבים, שהיו מפוזרים בעשרות סניפי הארגון. כתוצאה מכך, הידע הרב שנצבר בתוך הארגון לא היה נגיש לכלל העובדים: כך למשל עובד סוציאלי היה יכול להשקיע זמן רב בבניית פרוטוקול או תכנית שיקום למתמודד, בזמן שיש כבר מסמך מוכן מהסוג הזה בסניף אחר. אפילו רשימת הטלפונים הארגוניים הייתה תמיד מעודכנת חלקית בשל תחלופת כח אדם. בנוסף, מסמכים, אישורים, תכניות עבודה ותוכניות שיקום נשמרו פעמים רבות על מחשבים מקומיים וקלסרים. כתוצאה מכך הם הלכו לאיבוד בעת שינויים בכוח אדם או בעקבות מעברים פיזיים של סניפים ממקום למקום. מתוך ההבנה שניהול המידע בארגון היה לוקה בחסר, אנשי העמותה חיפשו מערכת ניהול ידע שתדע לשמר ולהנגיש לכלל העובדים את הידע הפנים ארגוני שנצבר לאורך השנים. כל זאת בצורה נוחה ופשוטה, שלא תצריך גיוס כוח אדם נוסף.

הפתרון: שליפת מידע פשוטה ומהירה

כדי להוביל לשינוי המצב הקיים, הטמענו בעמותה את KMS lighthouse: מערכת ניהול ידע ראשונה מסוגה בתחום בריאות הנפש בישראל, המאפשרת לעובדי העמותה למצוא מידע פנים ארגוני באופן פשוט ואינטואיטיבי.

זאת בין היתר באמצעות טכנולוגיית GetAnswer – פטנט ייחודי של KMS, המאפשר לאנשי עמותת אנוש להקליד את השאלה הרצויה, ולקבל במהירות תוצאות חיפוש רלוונטיות כולל מידע מקדים על כל פריט. מי שיודע לחפש מידע בגוגל, יודע לחפש ולמצוא בקלות את המידע הרצוי במערכת.

יתרון נוסף של הפתרון שהטמענו הוא במערכת הפורומים הפנימית: עד להטמעת מערכת ניהול הידע בארגון, התכתבויות פנים ארגוניות היו מתבצעות לרוב דרך הוואטסאפ, באופן שהקשה על אנשי העמותה לשלוף את המידע הרצוי מתוך ההתכתבויות ההיסטוריות.

מאז הטמעתה, מערכת הפורומים החדשה מרכזת את כלל ההתכתבויות בין אנשי העמותה במקום אחד, באופן המאפשר ליצור שיח לפי סגמנטים וקבוצות עניין, לחפש ולצפות בתכני העבר של כל פורום ובשורה התחתונה – לשלוף את המידע הרצוי בקלות.

“שמחנו מאד לווות את המקצוענים של עמותת אנוש בדרך ליצירת פלטפורמה אחודה לכלל צרכני הידע בארגון באמצעות המערכת שלנו. פעילות העמותה ומטרותיה מאד חשובות גם לנו כיצרן טכנולוגיה ואנו ממש שמחים שיכולנו לסייע, ללוות ולבצע התאמות היכן שנדרש על מנת לממש את יעדי הפרויקט” ציין אלעד באשי מנהל הdelivery והתמיכה ב KMS lighthouse.

התוצאה: מענה משופר, בזמן הרבה יותר קצר

מאז הטמעתו של KMS lighthouse, הפתרון המתקדם לניהול ידע בארגונים, מידע שהיה מפוזר בעשרות סניפים נגיש למאות עובדי הארגון. הנגשת המידע מקצרת תהליכי עבודה וחוסכת זמן יקר לעובדים, שיותר לא צריכים לעבוד כפול ולייצר מסמכים שכבר היו קיימים.

“הטמענו את הגוגל הארגוני: בזכות יכולות החיפוש הגבוהות של המערכת, הכלי הפך למקור העיקרי בו העובדים מחפשים מידע ומשתפים מידע”, אומרת טלי יברבאום בלס – מנהלת דיגיטל ומערכות מידע בעמותת אנוש.

פתרון חכם זה לניהול ידע בארגון מאפשר לעובדים לעשות שימוש במערכת בכל זמן ומקום, גם מהמחשב וגם מהטלפון הנייד, בזמן שהם נמצאים בשטח. היכולת לשתף ולצרוך את המידע הרצוי בקלות מעשירה את ארגז הכלים המקצועי העומד לרשות המטפל, בצורה שגם מיטיבה עם המטופל.

יתרון חשוב נוסף של המערכת הוא הסיוע בקליטה והכשרת עובדים חדשים, בצורה שמייתרת ימי אוריינטציה מורכבים ויקרים.

מעבר לכך, ההתממשקות של KMS lighthouse עם המערכות המרכזיות דוגמת מערכות מידע בארגון, חוסכת את הצורך צורך בהקמת מערך נוסף של ניהול משתמשים והרשאות.

כל אלו מסייעים לאנשי עמותת אנוש להעניק למטופלים ובני משפחותיהם מענה משופר שמגדיל את שביעות הרצון, מעצים את גאוות היחידה – וחוסך זמן יקר. או כפי שסיכמה מנהלת חדשה שהגיעה לעמותה: “אני מוצאת בקלות את כל המידע הנחוץ בעזרת המערכת – איך הצלחתם להסתדר בלעדיה”?

למידע נוסף יש לשלוח פרטים בטופס מטה ונשמח לחזור אליך בהקדם

שלחו אלינו קו"ח