מערכת טפסים דיגיטליים: איך לקצר בעשרות אחוזים את הזמן המושקע בטופסולוגיה?

מערכת טפסים דיגיטליים: איך לקצר בעשרות אחוזים את הזמן המושקע בטופסולוגיה?

שוקלים לעבור למערכת טפסים דיגיטליים? כך תפיקו ממנה הרבה יותר, באמצעות תהליכים אוטומטיים שיצריכו מינימום התערבות אנושית, יחסכו בעלויות ובזמן עבודה יקר.

את אחד ה”טפסים” הקדומים בעולם כולנו מכירים: לוחות הברית. פעם, מילוי טופס על גבי לוחות אבן הייתה יכולה להיות מפרכת, וכל טעות הובילה לחריטת הכיתוב מחדש. אמנם מאז ועד היום הטפסים עברו לא מעט שינויים, אך מסתבר שעדיין יש הרבה מקום לשיפור…

לוחות הברית
אחד הטפסים הראשונים בהיסטוריה. כמה באמת התקדמנו מאז? צילום: שאטר סטוק

כיצד פוגעת ה"טופסולוגיה" בפעילות הארגון?


מילוי טפסים הוא חלק בלתי נפרד מפעילות הארגון. השאלה היא האם ההתנהלות סביב הטפסים חייבת לגזול כל-כך הרבה זמן מהעובדים? באחת הבדיקות שנערכו ע”י כמה מחברות הביטוח הגדולות בארה”ב, נמצא שהעובדים מבזבזים כ- 40% מזמן העבודה בביצוע פעולות שחוזרות על עצמן דוגמת מילוי פרטי הלקוח, אימות פרטי הזיהוי, מילוי דו”ח שיחה, העברתו לגורמים נוספים בארגון ועוד.


ביצוע תהליכים ידניים מסוג זה גוזלים זמן רב מהעובדים, וזאת עוד לפני שהזכרנו את העובדה שמילוי הטופס ע”י העובד או הלקוח הוא חלק מתהליך שלם שמצריך העברה לגורמים אחרים, ולכן חשוף לטעויות, יכול להיתקע בחלק מהתחנות בדרך, ליפול בין הכיסאות ולהוביל להארכת זמן המענה ללקוח. איך אפשר לחסוך את כל אלו?

מערכת טפסים דיגיטליים – יותר ממה שחשבתם

במקביל לשימוש ההולך וגובר בחשבונית דיגיטלית, בשנים האחרונות מתחזקת גם מגמת המעבר לטפסים דיגיטליים חכמים. אך גם אחרי שבחרנו פלטפורמה להפקת טפסים דיגיטליים, גם אחרי שהפכנו את הטפסים לדיגיטליים לצורך ארכוב ואיתור שלהם בקלות, מה הצעד הבא? מי מבצע אימות, מעביר אותם בין הגורמים השונים, שולח עדכונים ותזכורות, מעדכן בסטטוס ומלווה את התהליך עד לסיומו? את השאלות האלו שואלים יותר ויותר בעלי תפקידים שאנחנו פוגשים בארגונים.

כדי לתת מענה לשאלות האלה יצרנו ב- FORMIT את NEWFORM: טפסים מקוונים חכמים שיכולים לנהל את התהליך בצורה אוטומטית מקצה לקצה, כדי לחתוך את הבירוקרטיה ולחסוך עשרות אחוזים מזמן הטיפול בטפסים כיום.

איך עובד הפתרון של NEWFORM (במקום העובדים בארגון)?

מילוי הטופס בעזרת NEWFORM מתבצע בצורה דיגיטלית, מהמחשב או הטלפון החכם. ה”קסם” מתחיל ביכולתם של הטפסים החכמים לעבד, לבצע בדיקות, לעשות שימוש במידע ולנהל את התהליך – הכל בצורה אוטומטית ובמינימום התערבות אנושית. כך זה עובד:

שלב 1: מילוי הטופס הדיגיטלי

בשלב זה מתבצע מילוי קל ופשוט של הטופס, כולל אפשרות לבצע מילוי אוטומטי של פרטים הקיימים בארגון (דוגמת כתובת הלקוח) ולערוך בדיקת תקינות בסיסית, כמו ולידציה של תאריכים ומספרי תעודות זהות. ניתן להוסיף גם בחירה חכמה, שמצמצמת טעויות אנוש בזמן מילוי הטופס. כך למשל מילוי טופס חכם לצורך הצטרפות לביטוח רכב יכולה לכלול את שדה היצרן. לאחר בחירה ביצרן הרצוי, תופיע תיבת בחירה שתציג את הדגמים הרלוונטיים של אותו היצרן. מאפיין חשוב נוסף הוא היכולת למלא כל פרט פעם אחת, גם כאשר המידע ממוען למספר גורמים שונים בארגון. את המידע שהלקוח מילא פעם אחת, המערכת תדע לשלוח לכל הגורמים הרלוונטיים.

שלב 2: הפעלת תהליך העבודה האוטומטי

לאחר מילוי הטופס, נכנס לפעולה התהליך האוטומטי המותאם לצרכי הארגון: הטופס נשלח לגורמים הרלוונטיים, בהתאם לסוג הטופס והפרטים שמולאו (טופס של לקוח המבקש הלוואה יכול להישלח לגורמים שונים, בהתאם לגובה הסכום המבוקש). המערכת תעדכן את סטטוס הטיפול וכאשר הטיפול מבוצע ע”י מספר גורמים, ניתן להגדיר שליחת תזכורות במייל וב- SMS לכל אחד מהם. בנוסף, מערכת הטפסים החכמים יכולה לבצע עדכון אוטומטי של המערכות הארגוניות והתפעוליות (למשל עדכון סטטוס קבלת ההלוואה ב- CRM) ולשלוח את העדכון המתאים ללקוח. המערכת גם יכולה להתממשק עם מערכות אחרות, למשל עם מערכת OCR שתחלץ מתוך צילום תעודת הזהות את השם, הכתובת ומספר תעודת הזהות.

הנה דוגמא לתהליך אוטומטי שיכול להתבצע בעזרת מערכת הטפסים הדיגיטליים NEWFORM, משלב הגשת מועמדות למשרה באמצעות מילוי טופס חכם – ועד זימונו לראיון עבודה:
מערכת הטפסים הדיגיטליים

מהם היתרונות עבור הארגון?

בונים תשתית למערכת טפסים דיגיטליים? השימוש ב- NEWFORM יאפשר לכם ליהנות ממגוון יתרונות:
  • חיסכון בנייר ובעלויות – בעקבות המעבר למערכת טפסים דיגיטליים.
  • מינימום התערבות אנושית – מובילה לחיסכון עצום בזמן עבודה.
  • הגדלת פריון העבודה – באמצעות פינוי העובדים לביצוע משימות אחרות.
  • קיצור זמן התגובה והגדלת שביעות הרצון של הלקוחות.
  • צמצום טעויות בלתי מחויבות ופעולות הנופלות בין הכיסאות.
  • חיסכון כספי – ביחס ליצירת תהליכים אוטומטיים באמצעות מערכות רובוטיות (RPA).
  • מקסום המידע – כל המוצרים בנויים על גבי תשתית אינפורמטיקה, על שלל יכולותיה.
 

הרבה מים עברו בים סוף מאז שנוצר אחד ה”טפסים” הקודמים בעולם (לוחות הברית). כעת הטפסים עושים קפיצת מדרגה נוספת, ומאפשרים לכם להפוך את ניהול הטפסים בארגון לחכם וחסכוני מאי פעם. וזו כל התורה 🙂

Fill out the form and we’ll respond
to you shortly.

Fill out the form and we’ll respond
to you shortly.

Contact Us

  • Phone number: 03-6173737
  • Fax : 073-2016920

Direction

  • Shimshon St 9, Petah Tikva 4952707

Stay Connected

שלחו אלינו קו"ח