ניהול ידע

מהו ניהול ידע?

ניהול ידע הוא כלל התהליכים הארגוניים שקשורים ליצירה, ניהול ושיתוף של ידע ומידע ארגוני. זאת, מתוך תפיסה ארגונית שמתייחסת לידע שבידי הארגון כמשאב חשוב שיכול לקדם את כלל מטרות הארגון. מטרת ניהול הידע היא לשפר את תהליך היצירה של הידע החדש והשימוש בו. זאת, באמצעות הפיכת הידע והניסיון של אנשי הארגון ממידע סמוי, מבולגן ולא נגיש למידע גלוי, מאורגן, אחיד, מהימן וזמין. כך, כל אנשי הארגון יכולים להשתמש בידע לצורך שיפור הפעולות העסקיות.

למה צריך ניהול ידע?

החל מאמצע שנות ה-80, חברות התחילו להעריך את החשיבות של הידע וחיפש שיטות לארגן את הידע הארגוני שצברו. בעבר ניהול ידע בארגונים היה תפקיד זוטר, אך התפתחות הטכנולוגיה ומערכות שונות לצד גידול בכמויות הדאטה הפכו גם את ניהול הידע לתפקיד גדול ומשמעותי יותר בחברות וארגונים. כיום, ניהול ידע הוא הכרחי לחברות ומהווה את הבסיס ליעילותן וליכולת לייצר יתרון תחרותי. באמצעות הידע עובדי הארגון יכולים לקבל החלטות מושכלות יותר, להבין מצבים בצורה מהירה יותר ולענות מהר יותר לצרכים של לקוחות.

מה היתרונות של ניהול ידע?

לניהול ידע יתרונות ארגוניים רבים, ביניהם:

1. יצירת תובנות חדשות

ניהול ידע מאפשר לחבר נתונים מחלקים שונים בארגון ולעבד אותם, כדי להסיק מסקנות ולקבל תובנות חדשות ומועילות שיכולות לשפר את צורת העבודה ולהתניע רעיונות חדשים. תובנות אלה תורמות לתהליכים ארגוניים וכן לתחושת המסוגלות וההצלחה של העובדים, שיכולים לפעול ביותר עצמאות.

2. זמינות הידע

אחסון ושמירת הידע הארגוני באופן גלוי מאפשרי לעובדים לאתר אותו בצורה נוחה וקלה, ולפי הצורך. כל העובדים חשופים לכל המידע הרלוונטי כל הזמן, וכך נמנעים צווארי בקבוק שמעכבים את עבודתם ואת היכולת לקבל החלטות ולפתור בעיות.

3. חיסכון במשאבים

הנגשת הידע בצורה דיגיטלית חוסכת זמן ומשאבי עבודה, וגם חוסכת בעלויות של נייר והדפסות.

4. חיבור מידע ממקורות שונים

מערכת ניהול ידע יודעת לאסוף, לסנכרן ולנתח מידע שמגיע ממקורות שונים. מקורות אלה כוללים מסמכים שנסרקו, תמונות ממצלמה, מסמכים דיגיטליים, כתבות מהאינטרנט, פקסים, ועוד. במקביל, מערכת ניהול הידע גם מאגדת מידע שנמצא אצל עובדים בראש ולא מתועד בשום מקום. במקום שהמידע יהיה מפוזר, הוא נמצא במקום אחד ומאפשר ניתוח והבנה שלו בקלות וביעילות.

5. יכולת מעקב ובקרה

מערכות ניהול ידע מאפשרות לקבוע מי נגיש לאיזה ידע ומתי הידע נצרך. מידע זה חשוב לצורך בקרת תהליכים, ניהול הכשרות עובדים, שמירה על אבטחת מידע, ועוד.

6. קבלת החלטות מושכלת

מידע זמין ונגיש מאפשרת קבלת החלטות בהתבסס על נתונים מלאים ואמינים, ולא תחושת בטן. ההחלטות יהיו מגובות יותר ויאפשר תכנון וניהול נכונים בטווח הקצר והארוך. בהתאם, ניתן גם להסתכל אחורה על תהליכים ולהפיק לקחים לגבי ההמשך, כדי לנהל סיכונים בעסק.

7. שיפור התקשורת

באמצעות הנגשת הידע, עובדים יכולים לתקשר ביניהם ועם לקוחות ברמת מקצועיות גבוהה יותר ולקבל החלטות איכותיות בצורה מהירה יותר.

8. שיפור תהליכים ארגוניים

כלל היתרונות הללו מאפשר לשפר את התהליכים הארגוניים, באמצעות הפיכת התהליכים בארגון ליעילים, איכותיים ומהירים הרבה יותר. זאת, לצד העצמת תחושת העובדים באמצעות הפיכתם למומחים עם יכולת הנעה וקבלת החלטות.

באילו מערכות ניהול ידע ניתן להשתמש?

כשכמות הידע בארגוני גדולה אבל הזמן לארגן אותו מוגבל, ניתן לסגל שיטות, טכניקות וכלים שייסייעו בניהול הידע הארגוני. ניתן להשתמש במערכות לניהול ידע בארגון כגון:

• פורטלים
• מערכות ניהול מסמכים
• קהילות וירטואליות
• מנועי חיפוש
• אינטרנט פנימי
• אתר אינטרנט
• בלוגים
• מדיה חברתית
• מערכות AI
• מערכות ייעודיות לניהול, סינון וארגון ידע (Knowledge Management Software, Knowledge Management Systems)
• ועוד

אלה יאפשרו לארגון, להבנות, לנהל ולהנגיש את הידע לעובדים, ללקוחות, לציבור ולשותפים.